viernes, 18 de septiembre de 2015

Validez del sistema de facturación electrónica mediante el uso del e-mail y archivos en formato pdf

Una consulta vinculante de la Dirección General de Tributos de 30 de enero de 2015 se pronuncia a favor de la facturación electrónica, dándole el mismo trato que la factura en papel a los efectos de reducir costes y hacer más competitivas a las empresas, con base en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) y la Directiva del IVA (Directiva 2006/112/CE, del Consejo, de 28 de noviembre).

La consulta se planteó por una Cámara Oficial de Comercio que pretendía sustituir la remisión de facturas en papel por facturas electrónicas mediante el uso del correo electrónico y el envío de archivos en formato PDF, preguntando si sería válido ese sistema de facturación dado que los archivos PDF no iban firmados digitalmente.

El artículo 8 del Reglamento de facturación determina que las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen (la identidad del obligado a expedir facturas y del emisor de la factura), la integridad de su contenido (la no alteración o modificación del contenido de la factura) y su legibilidad (facilidad de lectura y comprensión), desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En particular, el Reglamento de facturación concreta que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, que, en todo caso, deberán permitir crear pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

En cuanto a la factura electrónica, el artículo 10 del RD 1619/2012 delimita los requisitos para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica, estableciendo que éstas quedarán garantizadas cuando se utilice para ello una firma electrónica avanzada (firma electrónica basada en un certificado reconocido y creada con un dispositivo seguro de creación de firmas); mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), o mediante otros medios que los interesados haya comunicado previamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y hayan quedado validados por la misma.

La Dirección General de Tributos concluye que del examen de los artículos 8 y 10 del Reglamento de facturación se desprende que la factura electrónica no necesita de requisitos o condiciones adicionales a los establecidos para la factura en papel para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad del contenido del documento. En realidad, corresponde al obligado a su expedición la prueba de esta garantía y, por tanto, si la empresa, persona o entidad expedidora puede garantizar a través de sus instrumentos de gestión o auditoría la seguridad, autenticidad de origen e integridad de las facturas remitidas por e-mail a través de documento en formato PDF, dicho sistema de emisión de facturas electrónicas cumpliría con los requisitos establecidos en el Reglamento.

La consulta de la DGT también indica que es posible, con independencia de lo dicho, que las empresas y organismos pongan en conocimiento de la AEAT los sistemas de control y garantía propuestos para que sean validados con carácter previo a la utilización de este sistema de facturación. A dichos efectos debe tenerse en cuenta el artículo 3 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática (que mantiene su vigencia en cuanto sus disposiciones no se opongan a lo establecido en el nuevo Reglamento de facturación), pero que con la nueva regulación ha dejado de ser obligatoria y es ahora potestativa para el sujeto pasivo, y que indica:

· La solicitud a la AEAT debe describir los elementos o medios que a aplicar para garantizar la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los documentos electrónicos remitidos, de modo que estas garantías puedan ser verificadas por la Administración Tributaria en cualquier momento ulterior a su remisión.

· Dichos elementos no están a priori sujetos a ninguna restricción, pero deben ser detallados y estar a disposición del destinatario o entidad tercera que actúe como tercera parte de confianza del sistema.
· Si la solicitud no contiene todos los elementos necesarios para permitir la verificación de los requisitos exigidos normativamente, se puede requerir al solicitante a efectos de subsanación.

· Verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Orden, el Departamento de Inspección acordará la autorización para expedir facturas electrónicas con arreglo al sistema propuesto por el solicitante.

· Debe resolverse sobre la solicitud en un plazo de 6 meses y, en caso contrario, se entiende desestimada por silencio administrativo.

Estas autorizaciones pueden expedirse a favor de empresarios o profesionales o cualquier persona o entidad obligada a la expedición de facturas, establecida o residen en España.


La resolución a la consulta finaliza indicando que puesto que las determinaciones del artículo 3 de la Orden EHA/962/2007, son potestativas y no obligatorias, el hecho de que se haya denegado la validación del procedimiento propuesto, o que se haya denegado también por silencio administrativo, no debe entenderse necesariamente que no se cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento sobre la expedición de facturas. Y ello es así porque a tenor del nuevo Reglamento se considera que el procedimiento cumple con los requisitos para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad del contenido del documento cuando la entidad pueda garantizarlos mediante otros controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional que “permitan crear una pista de auditoría fiable que ponga de manifiesto la necesaria conexión entre la realidad de la entrega de bienes o prestación de servicios que la factura electrónica documenta”.

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