Cuando un documento público otorgado en España debe ser
utilizado en el extranjero, por ejemplo, la escritura de un poder a favor de
una persona para la aceptación de una herencia en el extranjero, es preciso
realizar un trámite especial para que ese documento tenga carácter oficial: la
legalización o apostilla.
La legalización o apostilla es el trámite que acredita que
dicho documento tiene el carácter de
documento público conforme a la legislación española, por haberse cumplido
en su otorgamiento las formalidades exigidas en nuestro país. Mediante la
legalización se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando
la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la
autoridad firmante del documento ha actuado.
El trámite de apostilla
consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de este, una
Apostilla o anotación que certificará la
autenticidad de la firma de los documentos públicos.
Pueden apostillarse o legalizarse los siguientes documentos
públicos:
· Documentos judiciales. Documentos
dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del
Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario,
oficial o agente judicial.
· Documentos administrativos. Documentos emitidos
por órganos de la Administración Pública.
· Certificaciones oficiales que hayan sido
puestas sobre documentos privados, como la certificación del registro de un
documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones
oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.
El procedimiento de la legalización de documentos puede ser
lento y costoso pues requiere la intervención de muchas instancias: colegio
notarial, Dirección General de los Registros y del Notariado, Ministerio de
Asuntos Exteriores, Consulado en España del país destinatario, etc.
Sin embargo, existe un procedimiento abreviado aplicable a
los documentos expedidos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de
octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de Legalización de los
Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante
del mismo. Así pues, los documentos emitidos en un país firmante del Convenio de la Haya que hayan sido certificados por una Apostilla deberán ser reconocidos en
cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.
La Legalización única
o Apostilla de la Haya se tramitará en el Ministerio de Justicia para documentos públicos administrativos y
judiciales; en el Colegio Notarial
para documentos notariales y privados cuyas firmas han sido legitimadas por
Notario y ante los Secretarios de Gobierno del Tribunal Supremo o la Audiencia Nacional para documentos públicos
judiciales.
Finalmente, en el caso de documentos con algún tipo de firma electrónica, la legalización o
apostillado no se puede practicar dado que los desarrollos informáticos
necesarios no están disponibles en la Oficina Central de Atención al Ciudadano
del Ministerio de Justicia y en las Gerencias Territoriales del Ministerio de
Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla. Por esta razón, para realizar
el trámite de apostilla de documentos digitales es necesario presentar el
documento con firma manuscrita del emisor.
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