Tipos de instrumentos públicos notariales

En España corresponde a los Notarios el ejercicio de la fe pública en los actos, contratos y relaciones de derecho privado de ámbito extrajudicial. El Notario es un profesional del Derecho que, además, como funcionario público ejerce por delegación del Estado una función pública: la fe pública y el control de la legalidad de los actos y contratos en los que interviene.

Se consideran instrumentos públicos, según la legislación notarial, las escrituras públicas, las pólizas intervenidas, las actas y, en general, todo documento que autorice el Notario, bien sea original, en certificado, copia o testimonio.

· Las escrituras públicas tienen como contenido propio las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, los contratos y los negocios jurídicos de todas clases.

La escritura pública es, sin lugar a dudas, el “documento estrella” notarial. La escritura pública es considerada prueba evidente y fehaciente de que lo que en ella se recoge es cierto y legal y que está validado y autorizado por el Estado con plena eficacia frente a terceros. Múltiples son los ejemplos que pueden darse de actos y contratos legalizados a través de escrituras públicas: compra de viviendas; testamentos; capitulaciones matrimoniales; constitución de sociedades; apoderamientos, etc.

La escritura pública es considerada prueba evidente y fehaciente de que lo que en ella se recoge es cierto y es legal, y que lo autoriza y valida el Estado. Mediante el notario el Estado proporciona a los ciudadanos seguridad jurídica preventiva. Es seguridad porque lo que se dice en una escritura pública es cierto y legal, y es preventiva porque el notario interviene desde el comienzo del acto o contrato de modo que evita cualquier ilegalidad y numerosos conflictos posteriores. La escritura pública es prueba privilegiada ante las administraciones públicas y los tribunales.

Dentro de las escrituras públicas debemos diferenciar la escritura matriz de la primera copia. Es escritura matriz la original que el Notario ha de redactar sobre el contrato o acto sometido a su autorización, firmada por los otorgantes, por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso, y firmada y signada por el mismo Notario. Es primera copia el traslado de la escritura matriz que tiene derecho a obtener por primera vez cada uno de los otorgantes.

Se entiende por protocolo la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año. Este protocolo notarial se formaliza en uno o más tomos encuadernados, foliados en letra. En el Libro-Registro figurarán por su orden, separada y diariamente, todas las operaciones en que el Notario haya intervenido.

· Las pólizas intervenidas tienen como contenido exclusivo los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes, quedando excluidos de su ámbito los demás actos y negocios jurídicos, especialmente los inmobiliarios. El ámbito de aplicación propio de las pólizas son los préstamos, créditos, arrendamientos financieros y leasing, avales bancarios y pólizas de descuento.

· Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el Notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios o calificaciones. Existen diversas modalidades: actas de presencia (actas de remisión de documentos por correo, actas de notificación y requerimiento y actas de exhibición de cosas o documentos); actas de referencia; actas de notoriedad; actas de protocolización; actas de depósito ante notario; documento fehaciente de liquidación y actas de subastas.

· Los testimonios son otro tipo de documento notarial mediante el cual el Notario efectúa una reproducción auténtica de un documento original que le es exhibido aun sin entrar en la autenticidad o autoría del documento testimoniado (testimonio por exhibición); acreditan en el extranjero la legislación vigente en España (testimonio por vigencia de leyes) o acreditan que una firma ha sido puesta en presencia notarial (testimonio de legitimación de firmas).

· Las certificaciones son otro documento notarial que acredita de forma fehaciente un hecho como las certificaciones de saldo y de asiento.

· Las legalizaciones declaran que el signo, firma y rúbrica de un Notario extendido en un documento coincide con el que habitualmente usa y figura registrado en el Colegio Notarial.