Legalizaciones y Apostillas

Cuando un documento público otorgado en España debe ser utilizado en el extranjero, por ejemplo, la escritura de un poder a favor de una persona para la aceptación de una herencia en el extranjero, es preciso realizar un trámite especial para que ese documento tenga carácter oficial: la legalización o apostilla.

La legalización o apostilla es el trámite que acredita que dicho documento tiene el carácter de documento público conforme a la legislación española, por haberse cumplido en su otorgamiento las formalidades exigidas en nuestro país. Mediante la legalización se otorga validez a un documento público extranjero, comprobando la autenticidad de la firma puesta en un documento y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.​

El trámite de apostilla consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de este, una Apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos.

Pueden apostillarse o legalizarse los siguientes documentos públicos:

· Documentos judiciales. Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.

· Documentos administrativos. Documentos emitidos por órganos de la Administración Pública.

· Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

El procedimiento de la legalización de documentos puede ser lento y costoso pues requiere la intervención de muchas instancias: colegio notarial, Dirección General de los Registros y del Notariado, Ministerio de Asuntos Exteriores, Consulado en España del país destinatario, etc.

Sin embargo, existe un procedimiento abreviado aplicable a los documentos expedidos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo. Así pues, los documentos emitidos en un país firmante del Convenio de la Haya que hayan sido certificados por una Apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.

La Legalización única o Apostilla de la Haya se tramitará en el Ministerio de Justicia para documentos públicos administrativos y judiciales; en el Colegio Notarial para documentos notariales y privados cuyas firmas han sido legitimadas por Notario y ante los Secretarios de Gobierno del Tribunal Supremo o la Audiencia Nacional para documentos públicos judiciales.

Finalmente, en el caso de documentos con algún tipo de firma electrónica, la legalización o apostillado no se puede practicar dado que los desarrollos informáticos necesarios no están disponibles en la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia y en las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla. Por esta razón, para realizar el trámite de apostilla de documentos digitales es necesario presentar el documento con firma manuscrita del emisor.

Poder notarial

El poder notarial es un documento público intervenido y autorizado por un Notario por el cual una persona física o jurídica designa a otra u otras como su representante para que actúe en su nombre en determinados asuntos y actos jurídicos.

En el poder notarial, en realidad, subyace un contrato de mandato del artículo 1.709 del Código Civil, por el que una persona se obliga a prestar algún servicio o hacer alguna cosa por cuenta o encargo de otra. El mandante otorga poder para que el mandatario haga algo en su nombre. El representante acreditará su cualidad de apoderado cuando sea necesario exhibiendo copia autorizada del poder.

Lógicamente, como su propio nombre indica, el poder notarial se otorga ante Notario, pues en caso contrario estaríamos en presencia de un documento privado, que también tendría su validez en cuanto a las estipulaciones y poderes otorgados a otra persona, pero que no tendría la consideración de documento público ni de poder notarial.

En cuanto a los tipos de poderes notariales el propio Consejo General del Notariado apunta que existen tantos tipos de poderes como actos o negocios jurídicos admiten la figura de la representación, lo que viene a recalcar la individualización y personalización que la redacción de un poder notarial en concreto exige. Sin embargo, de una forma muy amplia, se pueden clasificar los poderes notariales en generales y especiales.

Los poderes especiales son aquellos en los que se faculta al apoderado para un tipo de acto jurídico concreto. Ejemplos de poderes notariales especiales sería el otorgado por una empresa a una persona para la venta de una finca, el otorgado por una persona a otra para la aceptación de una herencia o el concedido a un abogado para que lleve la defensa jurídica en un procedimiento determinado.

Los poderes generales son aquellos en los que el apoderado recibe poder de actuación en todos o varios ámbitos con carácter general. Este tipo de poderes generales se caracterizan por la mayor amplitud de facultades del representante, su mayor capacidad de actuación en diversos asuntos y la mayor flexibilidad y autonomía del apoderado. Ejemplo típico del poder notarial general es el poder general para pleitos por el que se autoriza a un procurador para actuar en nombre y representación de quien lo otorga ante los juzgados y tribunales. Este poder abarcaría desde la presentación de la demanda hasta la solicitud de embargo o petición de subasta de bienes pasando por interposición de recursos. Otro ejemplo de poder general sería el poder general de disposición de bienes, también conocido como “poder de ruina” que concede amplias facultades de administración y disposición de bienes al apoderado, y que por los peligros que entraña ante su amplitud de facultades suele reservarse a casos de extraordinaria confianza (p. ej. de padres a hijos).

Los poderes concedidos para un acto en concreto se extinguen cuando dicho acto ya ha sido realizado, por lo que no es preciso revocarlos. Sin embargo, los poderes generales que suponen una mayor libertad del representante y una gran confianza del representado pueden ser revocados en cualquier momento, solicitando el poderdante la devolución de la copia autorizada del poder al representante.

Los poderes notariales españoles tienen reconocimiento internacional. La denominada Apostilla de la Haya permite que se reconozca la eficacia jurídica de un poder entre países firmantes del Convenio de la Haya, que actualmente son la mayor parte. La apostilla consiste en una anotación sobre el documento público notarial que certificará la autenticidad de los documentos públicos expedidos en otro país.

Tipos de instrumentos públicos notariales

En España corresponde a los Notarios el ejercicio de la fe pública en los actos, contratos y relaciones de derecho privado de ámbito extrajudicial. El Notario es un profesional del Derecho que, además, como funcionario público ejerce por delegación del Estado una función pública: la fe pública y el control de la legalidad de los actos y contratos en los que interviene.

Se consideran instrumentos públicos, según la legislación notarial, las escrituras públicas, las pólizas intervenidas, las actas y, en general, todo documento que autorice el Notario, bien sea original, en certificado, copia o testimonio.

· Las escrituras públicas tienen como contenido propio las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, los contratos y los negocios jurídicos de todas clases.

La escritura pública es, sin lugar a dudas, el “documento estrella” notarial. La escritura pública es considerada prueba evidente y fehaciente de que lo que en ella se recoge es cierto y legal y que está validado y autorizado por el Estado con plena eficacia frente a terceros. Múltiples son los ejemplos que pueden darse de actos y contratos legalizados a través de escrituras públicas: compra de viviendas; testamentos; capitulaciones matrimoniales; constitución de sociedades; apoderamientos, etc.

La escritura pública es considerada prueba evidente y fehaciente de que lo que en ella se recoge es cierto y es legal, y que lo autoriza y valida el Estado. Mediante el notario el Estado proporciona a los ciudadanos seguridad jurídica preventiva. Es seguridad porque lo que se dice en una escritura pública es cierto y legal, y es preventiva porque el notario interviene desde el comienzo del acto o contrato de modo que evita cualquier ilegalidad y numerosos conflictos posteriores. La escritura pública es prueba privilegiada ante las administraciones públicas y los tribunales.

Dentro de las escrituras públicas debemos diferenciar la escritura matriz de la primera copia. Es escritura matriz la original que el Notario ha de redactar sobre el contrato o acto sometido a su autorización, firmada por los otorgantes, por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso, y firmada y signada por el mismo Notario. Es primera copia el traslado de la escritura matriz que tiene derecho a obtener por primera vez cada uno de los otorgantes.

Se entiende por protocolo la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año. Este protocolo notarial se formaliza en uno o más tomos encuadernados, foliados en letra. En el Libro-Registro figurarán por su orden, separada y diariamente, todas las operaciones en que el Notario haya intervenido.

· Las pólizas intervenidas tienen como contenido exclusivo los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes, quedando excluidos de su ámbito los demás actos y negocios jurídicos, especialmente los inmobiliarios. El ámbito de aplicación propio de las pólizas son los préstamos, créditos, arrendamientos financieros y leasing, avales bancarios y pólizas de descuento.

· Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el Notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios o calificaciones. Existen diversas modalidades: actas de presencia (actas de remisión de documentos por correo, actas de notificación y requerimiento y actas de exhibición de cosas o documentos); actas de referencia; actas de notoriedad; actas de protocolización; actas de depósito ante notario; documento fehaciente de liquidación y actas de subastas.

· Los testimonios son otro tipo de documento notarial mediante el cual el Notario efectúa una reproducción auténtica de un documento original que le es exhibido aun sin entrar en la autenticidad o autoría del documento testimoniado (testimonio por exhibición); acreditan en el extranjero la legislación vigente en España (testimonio por vigencia de leyes) o acreditan que una firma ha sido puesta en presencia notarial (testimonio de legitimación de firmas).

· Las certificaciones son otro documento notarial que acredita de forma fehaciente un hecho como las certificaciones de saldo y de asiento.

· Las legalizaciones declaran que el signo, firma y rúbrica de un Notario extendido en un documento coincide con el que habitualmente usa y figura registrado en el Colegio Notarial.